SAP MM Interview Questions and Answers - 6

Section 6

Question

1. What are release groups and release codes?

Answer:

Release code is a two character ID allowing a person to release a requisition or an external purchas ing document. Release group is a group of release codes which can release a purchasing document for a release strategy.

Question

2. What are the differences between release procedure with classification and release  procedure without classification? When are they used?

Answer:

Release procedure with classification means the Purchase requisition can be released both at item level &  at the header level. Release procedure with out classification can also be used for PR which is used   for item level release only. all other external documents cannot be released  with classification. The two procedures are mutually exclusive (that is to say, you must decide in favour of one of them only - you cannot use both).

Question

3. Is it possible to have a release procedure without classification for a PO?

Answer:

No

Question

4. Is it possible to have scales in a quotation?

Answer:

No 

Question

5. What is GR blocked stock? When it can be used?

Answer:

Whenever you are not sure about the quality of the product received, you can put in GR blocked  stock.

Question

6. What is the movement type for return to vendor? How to reverse it?

Answer:

Movement Type 161 is used for return to vendor. Just select return button in the PO.

Question

7. How are the variations in subcontracting taken care of in SAP?

Answer:

Subsequent adjustment can be Processes through T-Code - MIGO

Question

8. What are the tools available for data migration in SAP?

Answer:

LSMW - Legacy System Migration Workbench (Used to upload the data from Non SAP to SAP  System)

CATT - Computer Aided Test Tool (Used to Create test cases as well as upload data)

Question

9. What is LSMW?

Answer:

LSMW is used to migration of data from non-sap system to the sap system or sap system to sap system, here the data is migrated from the one system to another system. so this is a migration tool

Whereas CATT is a computer aided testing tool, used to test the ABAP object.

Question

10. What is the difference between LSMW and CATT?

Answer:

In SAP for any kind of development, function consultant need to give the functional specification stating the purpose of the development as well as logic for the selection, related fields and tables.  He also needs to prepare one or two test cases to test output the report/development.

Question

11. How to give specifications for developments?

Answer:

We normally prepare a business requirement document in which we specify what is required. what field & tables have to be referred for the required development.

Question

12. How do you plan for a vendor rating system and move about?

Answer:

Returnable transport packaging (RTP) is a multi-trip packaging medium (for example, pallets or containers) in which goods can be transported  more than once between vendors and customers.

Returnable transport packaging from a vendor that is stored at a location on your premises is managed as special stock and clearly assigned as belonging to the vendor. It is the property of the  vendor and is therefore not included in the customer's valuated stock.

Question

13. What is RTP?

Answer:

The movement type used in the receipt of RTP is (501 M)

Question

14. What is the movement type used in receipt of RTP?

Answer:

Serial Number:If you want to distinguish each Item (generally unit of measure will be EA, PC...,etc) in the inventory, then serial number will be used.Separate serial number profile need to be created and placed at work scheduling view or plant data storage view of material master.

Advantage:we can track the movements of each serial number of material.

Configuration settings

You have to configure the serial number profile & assign it to Material master. In the configuration profile of serial number, you have to check the check box for serial number required for processing & set the Goods movement transaction where you want to automatically create the serial number or create the serial number for the material using T-code IQ01.

During Serial Number profile in Serializing Procedure you have to maintain the following settings:

MMSL - Maintain goods receipt and issue doc. 03 02

SDLS - Maintain delivery 03 02

SDRE - Maintain returns delivery 03 02

In Serialization profile, there is a check box for (Existing required) uncheck that check box & then  test your transaction. You will get a button "Create new in serial number" in selection screen during goods receipts...Create new serial number for material there & then make goods receipt.

Assign Serial Number to existing stocks

IQ02 - Edit - Special Serial Number Functions

Change to - From Stock

Stock Type - '01'

Plant - 'XXXX'

Storage Location 'XXXX'

Save

Edit - Special Serial Number Functions

Change back - To Stock

Question

15.  How do you make variants?

Answer:

Go to any reports

Select save variant (Ctrl+F10)

Create the layout as you want then save the variant in your name.

SAP MM Interview Questions and Answers - 5

Section 5

Question

1. How is a shelf-life item managed in SAP? What is the full cycle?

Answer:

There are actually two types of shelf life

1) Total shelf life

2)  Minimum remaining shelf life

Total Shelf life - If total shelf life is maintained then the minimum shelf life is also to be entered (mandatory). While taking GR for such item, it actually ask the user to enter the Manufactured date so that the system automatically calculates the expiry date. 

Minimum shelf life - While taking the GR, it asks the user to enter the date of GR date so that it checks whether the days entered in material master has been satisfied.If the 
condition is not satisfied then it will not allow to take receipt for that item. 

1.The self life expiration date check must be activated for the plant and movement type in IMG.

2.In the purchase order item,make sure the remaining self life is maintained.you can enter default value  for the remaining self life in material master record(General plant data/storage).

3.In these prerequisites are fulfilled,the system will request that you specify the self life expiration date  (SLED) in Goods receipt. 

Question

2. What are the settings required for quota arrangement?

Answer:

To set up a quota arrangement for the procurement of a material, proceed as follows:

Master data --> Quota arrangement --> Maintain, 

Enter the material and plant number,  press ENTER to display the overview  screen for the quota arrangement periods, Enter a validity period for quota arrangement, Enter date until which the quota arrangement is valid. The start date is calculated by the system. Press ENTER .

Select the quota arrangement and choose Goto --> 

Item overview to display the item overview screen of the quota arrangement. Enter a quota arrangement item for each source of supply you want to include in the quota arrangement.

You must enter the following data.

- Procurement type

- Special procurement type, Enter k in the S column, for example, if a consignment arrangement for the material exists with the vendor.

- Vendor number

- Procurement plant (supplying plant):

- Quota column, enter the quota assigned to each item.

Press ENTER . 

The percentage distribution of the quotas is calculated and displayed automatically by the  system.

Save the quota arrangement.  The system assigns a number to the quota arrangement item  automatically

Question

3. What is meant by MRP Type and lot sizing?

Answer:

1. 

It is procedure that you set in the system on how the Material is planned

2. 

1. Reorder Point

2. Seasonal requirement

3. Replenishment

4. Vendor Managed

5. Forecast Based

6. Master production Scheduling

Lot size:

You can define your requirements (to be produced or Procured) in terms of Weekly, Monthly, Qty based, Maximum Replenishment.

Question

4. Can it be configured in such a way that the external requisitions can also be taken into account while MRP runs in consumption based planning if VB is selected as MRP type?

Answer:

Yes you can do it based on the MRP2 tab for material master you need to give you MRP type as VB and in MRP2 set automatic reorder point tab. Now run MD02 and MD04.

Question

5. What is a reference purchase organization? When can it be used?

Answer:

 It is reference for all the other existing Purchase Organizations. It is not assigned to either to plant or company code. The contracts, terms and conditions can be utilized by other Purchase Organizations.

Question

6. Explain the concept of split valuation and when can it be used? What are the settings  required?

Answer:

1. 

When the same material to be valuated differently then we can go for split valuation. Often we use split valuation in chemical industries related to chemicals.For example, color, ph, quality.

2. 

We need to define valuation categories and valuation types.

3. 

1. For valuation category: -

origin, valuation types are local procurement and foreign procurement

2. For valuation category:-

procurement types, valuation types are in-house procurement and external procurement.

3. For valuation category:-

 quality, valuation types are poor quality, medium quality, high quality.

like this we can define valuation categories and valuation types.

CUSTOMIZATION SETTINGS

MM--> VALUATION AND ACCOUNT ASSIGNMENT --> SPLIT VALUATION.

1. Define valuation categories and valuation types.

2. Assign valuation types to valuation category.

3. Assign plants in which valuation is effecting.

Once customization settings are done.

1. Create material master and fill account cat reference in accounting view.

2. Again for same material type give valuation types which u taken and give the moving avg price.

NEXT STEP

1. Create ME21N Purchase order

2. MIGO

Once taken to MIGO check MMBE -Stock overview and MB02- Accounting views.

Question

7. What are valuation area, valuation category and valuation class?

Answer:

Valuation area is generally company or plantValuation category -split valuation is applicable or not.

Valuation class- whether the materials fall in to which category for simplification such as raw materials, semi finished goods like that.

Question

8. What is meant by a credit memo?

Answer:

Credit memo is as similar as money back to your account.

For Ex. If you did excess payments (the difference between PO price and Account Transfer price)  to the vendor than the actual payment or under some circumstances vendor is returning some  amount to your account, for this you need to maintain one account type,that account type is called credit memo. This may be just to identify why and from where the money has been posted in your account.

If this is not maintained, at the valuation level conflicts in payment differences may arise.

Question

9. How are free items managed in a PO?

Answer:

When you create purchase order for vendor at that time show in line item data in which one check box available for free delivery. So when you want to create purchase order with free quantity click on that check box.

Question

10. What is meant by a release strategy?

Answer:

Release strategy means, value of the purchase order is more than certain limit,that can be released by MM manager. That movement type is ME29N.

SAP MM Interview Questions and Answers - 4

Section 4

Question

1. What are the steps involved in consignment cycle?

Answer:

Consignment cycle is similar to a standard purchase cycle. The difference it that no accounting document is created at the time of goods receipts only qty is updated.It is settled once the same is utilized.

(or)

Create consignment info record with proper tax code, create Po with item category K, maintain output condition record for KONS, process GR, no invoice verification done, but settlement is done through MRKO transaction.

Question

2. Tell me about the subcontracting cycle.

Answer:

When the material is sent for subcontracting i.e. some value addition, it is converted into a different material. It needs a BOM to define the components of the finished item being received.

(or)

The Po is created with item category L , the goods is transferred to subcontractor by 541 movement. for this movement note no accounting docs take place.  When GR is done automatically, 543 movement takes place which take care of the consumption of components from stock.

Question

3. How is scrap accounted in subcontracting?

Answer:

When the material is sent for subcontracting i.e. some value addition, it is converted into a different material. It needs a BOM to define the components of the finished item being received.The scrap or the process loss can be adjusted while doing a quality inspection of the material received after subcontracting.

Question

4. How are the byproducts taken care of in subcontracting?

Answer:

products can be taken care of by defining them in the BOM for the header matl.

Question

5. Tell me about the various movement types and usage.

Answer:

101 GR in unrest. Use

103 GR in Blocked stock

105 Release from Block to Unrest. Use stock.

122 Return to vendor from unrest. Use stock.

124 Return to vendor from blocked stock

301 Plant to Plant transfer.

309 Material to Material transfer

311 Transfer from stg loc to stg loc

261 Issue for consumption

411 Taking consignment stock into own stock

551 Withdrawal for scrapping

Question

6. What is meant by scales? Can scales be used in standard purchase order?

Answer:

By using scales we can fix the price of a material accordingly, for example, we can fix the material price.

Based on the quantity like

For quantity 1 to 100 price is Rs1000

For quantity 101 to 200 price is 900

Like that, you can fix price.

(or)

You can fix a price in the info record for a say qty from 1-100 price RS150 & if the order qty is 101- 500- the prices is 140 . Scales cannot be used directly in PO but can be pulled into the PO from various master data like info record, quota arrangement.

Question

7. What is the difference between a contract and a scheduling agreement?

Answer:

A scheduling agreement can be made for Consignment, Subcontracting & stock transfer. A contract, also known as a blanket PO, can be made for standard items and can be restricted to a Value or Qty.

(or)

With regard to Contract:

1. You can create the centrally contract (cross-plant) where you can maintain different pricing conditions for each and every plant.

2. You have to create the Release Order with reference to Outline Agreement.  

3. No detailed delivery schedule can be made in the Release Order. 

4. No Release documentation is created.

5. Only time-dependent conditions can be created.

6. Some Item Category 'M' and 'W' can be used.

With regard to Scheduling Agreement:  

1. The Plant Location must be entered in the Scheduling Agreement.  

2. We do not have to create any other purchasing document except for delivery schedule line via Transaction ME38 or MRP running (with the appropriate setting of Source List).

3. Delivery Schedule line items are created subject to your specific requirement.

4. Can create both Scheduling Agreement with and without Release Documentation (subject to the Document Type LP or LPA) with the selection of either FRC or JIT delivery schedule.

5. Either time-dependent or time-independent conditions can be created subject to the customizing in the Document Type of the Scheduling Agreement.

6. Item Category 'M' and 'W' can not be used.

Question

8. How does the system calculate taxes?

Answer:

Based on the calculation schema of that condition & based on access sequence assigned to it.

Question

9. How does the system calculate nondeductible taxes?

Answer:

Condition type in the standard system: Non-deductible input tax = NAVS

Depending on the tax code in the PO item and the tax calculation schema, the system calculates the non-deductible tax portion and inserts it in the condition type with the category N.

The condition type has the calculation rule "absolute amount".

Normally, the access sequence that regulates tax code determination is assigned to the condition type.

Question

10. What is meant by batches? How can the batches be searched?

Answer:

Batch is a subdivision of your stock of a material having the same characteristics

ex: medicines,food products

For instance:

- food production uses batches to indicate the day of production.

- paint production uses batches based on production date and the used ingredients. It is very hard to reproduce the same color in exactly the same way at two different moments.

- ore may be divided in batches based on their mineral content. 

We can search batches using the standard search facility (match code, key F4) based on the naming convention of the batches or, if you use batch classification, based on the characteristics of the batches.